Was auf einen Bewirtungsbeleg gehört

Bewirtungskosten sind der Posten, bei dem am häufigsten etwas gestrichen wird — und fast nie, weil das Essen zu teuer war. Gestrichen wird, weil auf dem Beleg etwas fehlt, das in dem Moment, als er entstand, jeder gewusst hätte.

Warum es überhaupt auf den Beleg ankommt

Aufwendungen für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur zu einem gesetzlich festgelegten Anteil als Betriebsausgabe abziehbar — der Rest nicht. Das ist eine Pauschale und kein Ermessen: Der Gesetzgeber unterstellt, dass ein Teil der Bewirtung auch dem Bewirtenden selbst zugutekommt. Die geltende Quote steht im Gesetzestext; sie war zuletzt siebzig Prozent.

Und jetzt der Punkt, den die meisten unterschätzen:

Die Beschränkung ist das eine. Das andere: Dieselbe Vorschrift knüpft den Abzug an Aufzeichnungen. Fehlen die, geht nicht nur der beschränkte Teil verloren, sondern der Abzug insgesamt — ein unvollständiger Beleg kostet also mehr als die Pauschale.

Die Umsatzsteuer läuft davon getrennt: Der Vorsteuerabzug richtet sich nach § 15 UStG und setzt vor allem eine ordnungsgemäße Rechnung voraus — die ertragsteuerliche Kürzung aus dem EStG wirkt sich dort nicht unmittelbar aus.

Die Angaben, die draufgehören

Welche Aufzeichnungen verlangt sind, steht in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG selbst. Auf dem Kassenbon stehen sie selten vollständig; was fehlt, ergänzen Sie handschriftlich auf dem Beleg oder auf einem beigefügten Blatt:

• Ort — wo bewirtet wurde.
• Tag — das Datum der Bewirtung, nicht das der Bezahlung, falls es auseinanderfällt.
• Teilnehmer — alle, namentlich. Auch Sie selbst. „Herr Müller und Team“ ist keine Teilnehmerangabe.
• Anlass — konkret. Hier fällt fast alles durch, siehe unten.
• Höhe der Aufwendungen — der Betrag, üblicherweise samt Trinkgeld.

Bei einer Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb kommt die maschinell erstellte Rechnung des Betriebs hinzu. Ein handgeschriebener Zettel vom Wirt genügt dort nicht; der Bon muss aus dem Kassensystem stammen.

Der Anlass — woran es fast immer scheitert

„Geschäftsessen“, „Besprechung“, „Kundengespräch“ sind keine Anlässe, sondern Kategorien. Verlangt ist, woran die Bewirtung konkret hing, sodass ein Dritter den geschäftlichen Bezug erkennt.

• Durchgefallen: „Geschäftsessen Müller“
• Durchgefallen: „Besprechung Projekt“
• Trägt: „Abstimmung Angebot Heizungserneuerung Gemeindehaus, Termin- und Preisrahmen“
• Trägt: „Jahresgespräch Lieferant Meier GmbH, Konditionen 2027“

Ein Satz genügt. Er muss nur etwas aussagen, das nicht auf jede zweite Bewirtung zutrifft.

Oberhalb der Kleinbetragsgrenze auf Ihren Namen

Für Rechnungen unterhalb einer in § 33 UStDV festgelegten Betragsgrenze gelten erleichterte Anforderungen — unter anderem muss kein Rechnungsempfänger genannt sein. Oberhalb davon schon: Die Rechnung muss dann auf Sie beziehungsweise Ihr Unternehmen ausgestellt sein. Fragen Sie im Zweifel gleich im Restaurant danach; das dauert zehn Sekunden und lässt sich hinterher gar nicht mehr nachholen.

Die häufigsten Fehler auf einen Blick

• Der Anlass ist eine Kategorie statt eines Sachverhalts.
• Der eigene Name fehlt in der Teilnehmerliste.
• Oberhalb der Kleinbetragsgrenze, aber ohne Rechnungsempfänger.
• Nur der Kartenzahlungsbeleg liegt vor, nicht die Rechnung mit den Positionen.
• Der Bon ist auf Thermopapier und nach zwei Jahren leer — fotografieren, gleich am Tisch.
• Die Angaben werden Wochen später ergänzt, wenn niemand mehr weiß, wer dabei war.

Zwei Fälle, die anders laufen

Reine Arbeitnehmerbewirtung — also wenn ausschließlich eigene Mitarbeitende bewirtet werden, etwa bei einer internen Besprechung — ist keine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass und fällt deshalb nicht unter die Beschränkung des § 4 Abs. 5 EStG. Die Grenze verläuft dort, wo ein Externer mit am Tisch sitzt.

Gemeinnützige Vereine müssen zusätzlich schauen, aus welchem Bereich die Bewirtung bezahlt wird und ob sie mit dem Satzungszweck vereinbar ist — § 55 und § 63 AO verlangen, dass Mittel satzungsgemäß verwendet werden und die tatsächliche Geschäftsführung das belegt. Das ist keine Frage des Belegs mehr, sondern der Mittelverwendung — und ein guter Grund, die Ausgabe von Anfang an dem richtigen Vorhaben zuzuordnen.

Der einfachste Weg: gleich am Tisch erledigen

Alles, was auf den Beleg gehört, wissen Sie im Moment der Bewirtung. Zwei Minuten später beginnt es zu verblassen, und nach vier Wochen ist es Rekonstruktion.

In der Teamkasse gibt es dafür die Kategorie Bewirtung — eigens neben den anderen, weil genau dieser Posten später getrennt betrachtet werden muss und sich aus einem Sammeltopf „Sonstiges“ nicht mehr herausfischen lässt. Beleg fotografieren, Zweck als ganzen Satz eintragen, Teilnehmer dazu, fertig.