Mitgliederversammlung, Kassenprüfer und Finanzamt fragen dasselbe: Lässt sich jede Bewegung belegen? Fünf Regeln machen die Antwort leicht.
1. Keine Buchung ohne Beleg
Das gilt für die Getränkerechnung genauso wie für die Barspende.
Fehlt ein Beleg, schreibt der Kassenwart einen Eigenbeleg: Datum, Betrag, Zweck, Beteiligte, Grund für den fehlenden Beleg.
2. Stornieren statt löschen
Falsche Buchung stornieren und neu buchen. Beide Zeilen bleiben stehen.
Ein Buch, das sich unbemerkt ändern lässt, beweist nichts.
3. Zeitnah erfassen
Nach zwei Wochen weiß niemand mehr, wofür die 43,90 Euro waren. Bargeld wird täglich erfasst.
4. Vereinsgeld und Privatgeld trennen
Auslagen sind in Ordnung, wenn Auslage und Erstattung im Buch stehen. Jede Auslage nimmt denselben Weg:
- Eingereicht mit Betrag, Zweck, Datum und Beleg
- Freigegeben von einer zweiten Person
- Erstattet und im Buch abgehakt
5. Kassenprüfung vorbereiten
Prüfer fragen nach Bestand, Belegen, auffälligen Beträgen und Freigaben. Hilfreich sind drei Zahlen nebeneinander:
- Bestand
- Freigegebene, noch offene Auslagen
- Wirklich frei verfügbar
Belege aufbewahren
Nichts wegwerfen, was zu einer Buchung gehört. Quittungen gleich fotografieren, Thermopapier verblasst.
Womit führen?
Ein Heft reicht rechtlich, scheitert aber, sobald mehrere Geld ausgeben. Die Kasse im Processing bildet alle fünf Regeln ab. Das Geld bleibt auf Ihrem Vereinskonto.