Datenschutzerklärung

Stand: 3. November 2026

Die Angaben unten beschreiben den aktuellen Aufbau von Website und Portal nach bestem Wissen. Eine anwaltliche Durchsicht und der Abschluss der Auftragsverarbeitungsverträge mit allen genannten Anbietern stehen noch aus.

1. Verantwortlicher

FX Accounting, Fatos Salihi e.K., Hofgerichtsweg 10, 44309 Dortmund. Kontakt: info@fxaccounting.de. Siehe auch Impressum.

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Hoster Vercel technisch notwendige Angaben wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nur kurz aufbewahrt.

2. Kontaktformular

Ihre Angaben aus dem Kontaktformular (Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht) schicken wir über unseren E-Mail-Dienst Resend an unser Postfach info@fxaccounting.de, das bei Google Workspace (Google Ireland Ltd.) liegt. In einer Datenbank speichern wir sie nicht. Wir nutzen sie, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f). Wir löschen die E-Mail, wenn sie erledigt ist, es sei denn, sie ist als Geschäftsbrief aufzubewahren (bis zu 6 Jahre, § 257 HGB).

3. Portal

Für ein Konto benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse; ohne sie lässt sich kein Konto anlegen. Melden Sie sich mit Google an, erhalten wir von Google nur Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Google-Kennung, sonst nichts. Bei der Registrierung speichern wir außerdem, woher Sie kamen: Kampagnenangaben aus der Adresse (etwa utm_source), Klick-Kennungen von Google, Meta oder TikTok, die verweisende Website und die erste aufgerufene Seite. Damit sehen wir, welche Kanäle zu Registrierungen führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung in die Statistik im Cookie-Hinweis nehmen wir dafür nur die Adresse der Registrierungsseite selbst; mit Einwilligung merkt sich Ihr Browser den ersten Kontakt bis zu 30 Tage (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Gelöscht wird die Angabe mit Ihrem Konto. Freiwillig können Sie Ihr Geburtsjahr angeben; diese Angabe hilft uns, Empfehlungen einzuordnen, und lässt sich jederzeit wieder löschen. Beim Anlegen erhält Ihr Konto eine Nutzer-ID (etwa N7K3MXQ4), über die andere Nutzer Sie einladen können. Ohne diese ID oder Ihre E-Mail-Adresse sind Sie über das Portal nicht auffindbar. Eine Suche nach Namen gibt es nicht.

Hinzu kommen die Angaben, die Sie im Portal selbst erzeugen: Firmen- und Rechnungsdaten, Anfragen, Nachrichten, Aufgaben und Projekte samt hochgeladener Dokumente, Ihre Antworten aus Selbst-Check, Basisplan und Marketing sowie Ihre Team- und Kontaktverbindungen. Dateien, die Sie im Portal hochladen, speichern wir bei Supabase; Belege aus der Buchführung legt das Portal in Ihrem Google Drive ab, wenn Sie es verbinden. Schicken Sie Belege an die E-Mail-Adresse Ihres Bereichs, nimmt unser E-Mail-Dienst Resend die Mail an; wir speichern Absender, Betreff, Zeitpunkt und die Anhänge und legen diese wie einen Upload in Ihren Eingang. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung).

Zahlung von Tarifen: Buchen Sie Plus, Pro oder zusätzliche KI-Punkte, wickelt Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, die Zahlung ab. Dazu übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse, Tarif und Betrag sowie Ihre Nutzer-ID und den Zeitpunkt, zu dem Sie bestätigt haben, als Unternehmer zu buchen. Name, Firma, Rechnungsadresse und gegebenenfalls Ihre USt-ID geben Sie bei Stripe ein; Stripe berechnet daraus auch die Umsatzsteuer. Ihre Zahlungsdaten (Karte, Konto) sehen wir nicht. Zahlen Sie mit Apple Pay oder Google Pay, verarbeiten Apple bzw. Google die Zahlung zusätzlich in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen. Von Stripe erhalten wir den Stand Ihres Abos (Tarif, Laufzeit, Zahlungsstand, Kündigung) und speichern ihn zu Ihrem Bereich. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention, und kann sie in die USA übermitteln (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir 8 Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG).

App für Android: Unsere App aus Google Play zeigt das Portal von fxaccounting.de in Chrome an (Trusted Web Activity); es gilt deshalb alles, was hier zum Portal und zur Website steht, auch der Cookie-Hinweis. Die App selbst speichert keine eigenen Daten auf Ihrem Gerät außer denen des Browsers. Kamera und Dateien nutzt sie nur, wenn Sie einen Beleg fotografieren oder hochladen, und nur nach Ihrer Freigabe. Für den Download und die Installation ist Google (Google Ireland Limited) selbst verantwortlich; dabei verarbeitet Google etwa Ihr Google-Konto, Ihr Gerät und den Zeitpunkt der Installation nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Von Google erhalten wir nur zusammengefasste Zahlen zu Installationen und Abstürzen, ohne Bezug zu Ihrer Person.

Zugriff durch uns: Unsere Mitarbeiter sehen Daten in Ihrem Bereich nur, soweit es für Support, Fehlerbehebung, Sicherheit und Betrieb des Portals nötig ist oder Sie uns darum bitten.

Speicherdauer und Löschung: Ihre Daten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Unter Konto können Sie es selbst löschen, im Browser oder in der App; Sie können die Löschung auch per E-Mail an info@fxaccounting.de verlangen. Es ist dann sofort deaktiviert; melden Sie sich 30 Tage lang nicht wieder an, löschen wir das Konto mit allen Daten und Dateien Ihrer Bereiche endgültig, auch Rechnungen und festgeschriebene Buchungen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (8 bzw. 10 Jahre) für Ihre Buchführung erfüllen Sie selbst: Vor der Löschung bietet das Portal einen Gesamtexport an (Buchführung → Archiv). Belege in Ihrem Google Drive bleiben dort. Änderungen an Buchungen und Rechnungen protokollieren wir mit Person und Zeitpunkt (Nachvollziehbarkeit nach GoBD); die Protokolle werden mit dem Bereich gelöscht.

Über Vorgänge, die Sie betreffen (Einladungen, zugewiesene Aufgaben, Fristen, Nachrichten), benachrichtigen wir Sie zusätzlich per E-Mail. Welche dieser E-Mails Sie erhalten möchten, stellen Sie in Ihrem Konto jederzeit selbst ein.

Daten Ihrer Kunden und Kontakte: Was Sie über Dritte im Portal erfassen, etwa Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Anfragen aus Ihren Formularen im Marketing, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten sind Sie. Das gilt auch für Landing Pages, die Sie im Portal unter fxaccounting.de/s/… veröffentlichen: Für Besucher und Anfragen dort sind Sie verantwortlich, wir hosten die Seite und speichern die Anfragen in Ihrem Auftrag. Es gilt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Lernende Buchführung: Die Buchführung merkt sich, welches Konto Sie für einen Geschäftspartner wählen, und schlägt es beim nächsten Mal vor. Zusätzlich fließt in ein gemeinsames Wissen aller Nutzer ein, welches Konto für eine Firma gewählt wurde (etwa Telekom → Telefon). Dabei werden nur Firmen berücksichtigt, keine Privatpersonen, keine Beträge, IBAN oder Verwendungszwecke; Ihr Bereich erscheint dort nur als nicht rückrechenbarer Abdruck. Ein Vorschlag daraus entsteht erst, wenn mehrere Unternehmen gleich buchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zutreffenden Buchungsvorschlägen). Sie können die Teilnahme unter Buchführung → Buchungsregeln jederzeit abschalten; Ihre Beiträge werden dann sofort gelöscht, ebenso bei Löschung Ihres Kontos.

4. Verarbeitung mit KI

Das Portal nutzt KI nur, wenn Sie eine Funktion selbst auslösen. Nichts davon läuft unbemerkt im Hintergrund. Die Ergebnisse sind Vorschläge, gebucht oder veröffentlicht wird erst nach Ihrer Bestätigung.

Dokumente lesen: Belege im Eingang, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen, Summen- und Saldenlisten und Dateien im Processing. Dabei werden die Dateien selbst übertragen. Markieren Sie ein Dokument beim Hochladen als sensibel (etwa Gesundheit, Ausweis, Gerichtssachen), liest die KI es nicht. Erkennt die KI beim Lesen, dass ein Dokument vermutlich sensibel ist, wird es gesperrt: Dann sehen es nur der Inhaber des Bereichs und die betroffene Person.
Buchungsvorschläge: Für Kontoumsätze werden Datum, Betrag, Name und Verwendungszweck übertragen.
Texte und Zusammenfassungen: Ihre Antworten aus Basisplan und Marketing sowie Ihre Vorgaben für Beiträge im Marketing Content.
Bilder, Stimme, Musik und Video im Marketing Content.
Assistent: Ihre Fragen, Dateien, die Sie ihm geben, und die Daten Ihres Bereichs, die er zur Antwort abruft (etwa Buchungen, Aufgaben oder Projekte). Die Gespräche speichern wir in Ihrem Bereich, bis Ihr Konto gelöscht wird; auf Wunsch löschen wir sie früher.

Texte und das Lesen von Dokumenten übernimmt Anthropic PBC (USA); nach Angaben von Anthropic werden die Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Bilder, Stimme, Musik und Video erzeugt fal.ai (Features and Labels, Inc., USA) aus den Vorgaben, die Sie oder die KI formuliert haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

5. Google Drive und Google Kalender

Belege und Dokumente legt das Portal in Ihrem eigenen Google Drive ab, wenn Sie es verbinden. Das Portal erhält dabei nur Zugriff auf die Dateien und Ordner, die es selbst angelegt hat, und auf Dateien, die Sie in der Google-Dateiauswahl selbst auswählen, nicht auf Ihr übriges Drive. Die Dateiauswahl lädt Google direkt in Ihren Browser; Google erhält dabei Ihre IP-Adresse. Verbinden Sie Ihren Google Kalender, sieht das Portal nur den Kalender, den es selbst anlegt, und trägt dort Fristen ein. Den Zugang speichern wir verschlüsselt. Sie können ihn im Portal trennen und unter myaccount.google.com/permissions widerrufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Verbundene Kanäle im Marketing

Unter Marketing → Integration können Inhaber eines Bereichs eigene Konten verbinden. Das geschieht nur, wenn Sie sich beim jeweiligen Anbieter selbst anmelden und dort zustimmen. Der Anbieter gibt uns dann einen Zugangsschlüssel, den wir verschlüsselt speichern. Wir lesen nur, was für das Monitoring nötig ist, und schreiben nur, was Sie im Portal selbst auslösen:

Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.): Benutzername und Konto-ID Ihres Profikontos, Reichweite, Profilaufrufe, Klicks auf Ihre Website und neue Follower je Tag.
Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.): Name und ID Ihres Facebook-Profils zur Anmeldung sowie Name und ID der von Ihnen gewählten Seite, deren Reichweite, Interaktionen und neue Follower je Tag.
TikTok (TikTok Technology Ltd., Irland): Anzeigename und Konto-ID, Zahl der Follower und für Ihre eigenen Videos Aufrufe, Likes, Kommentare und Shares. Wir speichern davon nur die Gesamtsummen je Tag, keine einzelnen Videos.
Google Analytics und Search Console (Google Ireland Ltd.): Besuche, Conversions, Suchklicks und Einblendungen je Tag für die Property oder Website, die Sie wählen.
Werbekonten bei Google, Meta und TikTok: Werbekosten, Klicks, Einblendungen, Reichweite und Conversions je Tag für das Werbekonto, das Sie wählen. Bei Google Ads stellt das Portal außerdem das Tagesbudget Ihrer laufenden Kampagnen ein, wenn Sie im Controlling ein Marketing-Budget für Google Ads freigeben.

Inhalte von Kommentaren oder Nachrichten, Ihre Follower als Personen und Daten anderer Konten lesen wir nicht. Beiträge veröffentlicht das Portal auf Instagram, Ihrer Facebook-Seite oder TikTok nur, wenn Sie das im Marketing Content selbst auslösen; dabei übermitteln wir Text und Medien des Beitrags an Meta bzw. TikTok. Die Daten nutzen wir ausschließlich, um sie Ihnen und den Mitgliedern Ihres Bereichs im Portal anzuzeigen. Wir verkaufen sie nicht, nutzen sie nicht für Werbung und geben sie nicht weiter. Die Nutzung von Informationen aus Google-Schnittstellen hält sich an die Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Trennen Sie eine Verbindung im Portal, löschen wir den Zugangsschlüssel sofort. Die bis dahin geholten Tageszahlen bleiben in Ihrem Bereich, damit Ihre Auswertung vollständig bleibt, und werden mit dem Bereich gelöscht; auf Wunsch löschen wir sie früher. Den Zugriff können Sie zusätzlich beim Anbieter widerrufen: bei Instagram unter Einstellungen → Apps und Websites, bei Facebook unter Einstellungen → Business-Integrationen, bei TikTok unter Einstellungen und Datenschutz → Sicherheit und Berechtigungen → Apps und Serviceberechtigungen, bei Google unter myaccount.google.com/permissions.

Daten löschen lassen: Widerrufen Sie den Zugriff bei Facebook oder Instagram, meldet Meta uns das, und das Portal nutzt die Verbindung nicht mehr. Verlangen Sie dort die Löschung Ihrer Daten, löschen wir die Verbindung samt Zugangsschlüssel. Möchten Sie, dass wir auch die geholten Kennzahlen sofort löschen, trennen Sie die Verbindung unter Marketing → Integration oder schreiben Sie an info@fxaccounting.de mit dem Betreff „Datenlöschung“. Wir bestätigen die Löschung innerhalb eines Monats. Ihr ganzes Konto löschen Sie unter Konto (siehe Abschnitt 3).

8. Hosting und Auftragsverarbeitung

Diese Website wird bei Vercel Inc. (USA) gehostet. Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher laufen über Supabase; die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der EU (Stockholm), Supabase Inc. sitzt in den USA. Benachrichtigungs-E-Mails versenden und Belege per E-Mail empfangen wir über Resend, die KI-Verarbeitung erfolgt über Anthropic PBC und fal.ai (siehe Abschnitt 4). Mit diesen Anbietern bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen. Soweit Daten in die USA gelangen können, stützt sich das auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder das EU-US Data Privacy Framework.

9. Reichweitenmessung, Google Analytics und Google Ads

Ohne Cookies zählen wir Seitenaufrufe mit Vercel Web Analytics und messen mit Vercel Speed Insights, wie schnell die Seiten bei Ihnen laden (Ladezeiten, Gerätetyp, Seitenpfad). Es wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert und niemand wiedererkannt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nur wenn Sie im Hinweis unten auf der Seite der Statistik zustimmen, setzen wir zusätzlich Google Analytics der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ein (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Google Analytics speichert Cookies auf Ihrem Gerät und erfasst, welche Seiten Sie aufrufen, wie lange, von wo Sie kommen (z. B. Suchmaschine, Anzeige) sowie Gerät, Browser und ungefähren Standort; die IP-Adresse wird gekürzt. Werbefunktionen und personalisierte Anzeigen sind abgeschaltet. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Daten werden nach 14 Monaten gelöscht. Ohne Ihre Zustimmung wird nichts von Google geladen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite der Website widerrufen.

Schalten wir Anzeigen bei Google Ads (Google Ireland Limited), messen wir nur mit Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Werbung“, ob nach einem Klick auf unsere Anzeige eine Registrierung folgte (Conversion-Messung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Dazu setzt Google ein Cookie, das die Klick-Kennung der Anzeige speichert, und erhält bei der Registrierung eine Meldung ohne Ihren Namen und ohne Ihre E-Mail-Adresse. Personalisierte Anzeigen und Remarketing sind abgeschaltet. Eine Übermittlung in die USA ist möglich (Data Privacy Framework). Die Kategorie erscheint im Hinweis nur, solange wir die Messung nutzen.

Technisch notwendige Speicherung: Ohne Einwilligung speichern wir in Ihrem Browser nur, was für eine von Ihnen gewünschte Funktion nötig ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): das Anmelde-Cookie im Portal, Ihre Wahl im Cookie-Hinweis und im Chat sowie Zwischenstände von Fragebögen, damit nichts verloren geht, wenn Sie die Seite verlassen.

10. Website-Chat und Seiten-Rückmeldung

Der Chat unten rechts beantwortet Fragen zur Website mit KI. Ihre Nachrichten gehen dazu an die Anthropic PBC (USA, siehe Abschnitt 4; Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der Anbieter verwendet die Inhalte nach eigenen Angaben nicht zum Training. Bitte geben Sie keine persönlichen Daten ein.

Ihre Fragen und die Antworten speichern wir nur, wenn Sie im Chat zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), und zwar ohne E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs, um die Website zu verbessern. Gelöscht wird nach 12 Monaten. Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie den Browserspeicher dieser Seite löschen oder uns schreiben.

Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Chat-Anfragen, Rückmeldungen und Nachrichten über das Kontaktformular je Tag über einen gekürzten, täglich wechselnden Abdruck Ihrer IP-Adresse; die IP selbst speichern wir nicht. Der Zähler wird nach 7 Tagen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Frage „War diese Seite hilfreich?“ speichert nur Seite, Antwort und optional Ihren Satz, ohne Bezug zu Ihrer Person.

Im Portal können Sie uns über „Rückmeldung“ Fehler, Ideen oder Lob schicken. Wir speichern Ihren Text, die Seite, Ihr Konto und Ihren Bereich, um die Rückmeldung zu bearbeiten und bei Bedarf nachzufragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Für unsere Liste der Verbesserungen wird der Text ohne Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs übernommen. Gelöscht wird mit Ihrem Konto bzw. Bereich.

Tritt auf der Website oder im Portal ein technischer Fehler auf, auch einer, den Ihnen das Portal als Meldung anzeigt, speichern wir die Fehlermeldung, die Stelle im Programm und den Seitenpfad, um ihn zu beheben. Ohne Nutzer-ID und ohne IP-Adresse; E-Mail-Adressen und lange Zahlen werden vorher entfernt. Gelöscht wird 90 Tage nach dem letzten Auftreten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Ihre Rechte

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an info@fxaccounting.de genügt.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dazu an info@fxaccounting.de. Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.