Im Portal
Wer hat was ausgelegt — und was ist noch da?
Die Teamkasse führt das Buch über Auslagen und Sachkosten: eingereicht mit Beleg, freigegeben von der Leitung, überwiesen und abgehakt. Für Vereine, die dem Vorstand Rechenschaft schulden, und für kleine Teams, die sich einen Auftrag teilen.
Drei Schritte, nachvollziehbar
Jeder Vorgang hat einen Zustand, und jeder Wechsel ist festgehalten — mit wem und wann. Gelöscht wird nichts: Was falsch war, wird storniert und bleibt sichtbar.
- Schritt 1
Eingereicht
Wer etwas ausgelegt hat, trägt Betrag, Zweck und Belegdatum ein und hängt das Foto der Quittung an. Pflicht ist der Beleg nicht — nur fehlt der Leitung ohne ihn die Grundlage für die Freigabe.
- Schritt 2
Freigegeben
Die Leitung sieht die Einreichung mit Beleg und entscheidet. Bei einer Ablehnung gehört eine Begründung dazu — sie bleibt am Vorgang stehen.
- Schritt 3
Überwiesen
Überwiesen wird im Online-Banking wie bisher. Im Portal wird der Vorgang abgehakt, und der Kassenstand zieht nach.
Das Geld bleibt auf Ihrem Konto
Wir nehmen kein Geld entgegen und leiten keines weiter. Überwiesen wird wie bisher im Online-Banking; das Portal führt das Buch darüber und ordnet jede Ausgabe dem Projekt zu, zu dem sie gehört.
Das ist kein fehlendes Stück, sondern eine Entscheidung. Wer fremdes Geld hält und weiterleitet, braucht dafür in Deutschland eine Erlaubnis der BaFin. Wir halten es genauso wie bei Ablage und Kalender: Ihre Sachen bleiben bei Ihnen, wir sorgen für die Ordnung darüber.
Drei Zahlen stehen dabei immer nebeneinander: was da ist, was freigegeben aber noch nicht überwiesen ist, und was davon wirklich frei verfügbar bleibt. Die mittlere ist die, die in Kassen am häufigsten vergessen wird.
Kassenstand
1.777,60 €
- Freigegeben, nicht überwiesen
- 112,40 €
- Frei verfügbar
- 1.665,20 €
- Druckerpapier und Toner−43,90 €
- Bahnfahrt Kundentermin−112,40 €
- Einlage aus der Vereinskasse+2.000,00 €
Beispiel
Vorbereitet für die Buchhaltung
Wir sind die Strecke zwischen dem, der die Arbeit macht, und dem Programm, in dem am Ende gebucht wird. Was hier herausfällt, ist so aufbereitet, dass es dort ohne Nacharbeit ankommt.
Export als Tabelle
Semikolon als Trennzeichen, Beträge als 1234,56, Datum als TT.MM.JJJJ — die Schreibweise, die deutsches Excel und die gängigen Programme erwarten. Wahlweise die ganze Kasse oder nur ein Projekt.
Belege statt Abtipperei
Rechnungen und Scans werden im Projektmaster zu einer fertigen Tabelle gelesen. Was nicht sicher erkennbar ist, bleibt leer statt geraten — eine Lücke ist besser als ein falscher Betrag.
Was noch fehlt
Die Kontierung — welches Konto nach SKR03 oder SKR04 ein Beleg trifft. Die entscheidet Ihre Steuerberatung, nicht wir. Ein Stapel im DATEV-Format ist der nächste Schritt, sobald diese Zuordnung einmal steht.
Für wen das gemacht ist
Vereine
Der Kassenwart weiß jederzeit, was offen ist, und muss zur Jahresversammlung nicht aus Zetteln rekonstruieren. Jede Auslage hat ihren Beleg direkt daneben, jede Entscheidung ihren Namen und ihr Datum.
Selbstständige und kleine Teams
Wenn drei Leute aus drei Betrieben an einem Auftrag arbeiten, ist am Ende selten klar, wer was gezahlt hat. Hier steht es — und daneben, was für das Projekt geplant war.
Anlegen und ausprobieren
Die Kasse gehört einem Team und ist in einer Minute eingerichtet. Kostet nichts, und Sie können jederzeit alles wieder löschen.