Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist eine strukturierte Datei, die das Programm des Empfängers lesen kann, ohne dass jemand Beträge abtippt.
Die Fristen
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen stellen an andere Unternehmen E-Rechnungen aus.
Empfangen ist schon Pflicht. Ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt, reicht dafür aus.
Welche Formate zählen
Üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit den Daten im Hintergrund. Ein eingescanntes oder einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Wen es nicht betrifft
- Rechnungen an Privatpersonen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
- Kleinunternehmer beim Ausstellen. Empfangen müssen auch sie können.
Was Sie jetzt tun können
- Ein festes Postfach für Rechnungen einrichten und Ihren Lieferanten nennen
- E-Rechnungen als Originaldatei aufbewahren, nicht nur als Ausdruck
- Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann
- Mit Ihrer Steuerberatung klären, ab wann die Pflicht für Sie gilt
Im Financial Office erstellt das Auftragsbuch Rechnungen auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD.