Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für Bücher und Belege in elektronischer Form. Sie gelten auch für kleine Betriebe.
Die fünf Grundsätze
- Vollständig: Jeder Geschäftsvorfall hat einen Beleg.
- Richtig: Der Beleg zeigt, was wirklich geschehen ist.
- Zeitnah: Belege werden laufend erfasst, nicht am Jahresende.
- Geordnet: Jeder Beleg ist in angemessener Zeit auffindbar.
- Unveränderbar: Änderungen bleiben sichtbar, nichts wird still überschrieben.
Was elektronisch ankommt, bewahren Sie elektronisch auf. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
Wie lange aufbewahren
- Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse: 10 Jahre
- Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge: 8 Jahre
- Empfangene und versandte Geschäftsbriefe: 6 Jahre
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Papier scannen und wegwerfen?
Das ist erlaubt, wenn der Ablauf festgelegt und beschrieben ist. Diese Beschreibung heißt Verfahrensdokumentation. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Originale vernichten.
Der häufigste Fehler
Belege liegen verstreut in E-Mails, Downloads und auf dem Handy. Ein fester Eingang, in dem jeder Beleg landet, löst das meiste.
Im Financial Office werden Belege gesammelt, Buchungen zugeordnet und Änderungen nachvollziehbar gespeichert.