Viele beginnen mit dem Werkzeug und merken später, dass das Fundament fehlt. Diese Reihenfolge vermeidet doppelte Arbeit.
1. Eigene Domain
Die Domain gehört Ihrer Firma, nicht einer Agentur oder einem Mitarbeiter. Sie ist die Grundlage für E-Mail und Website.
2. Firmen-E-Mail und Kalender
Eine Adresse mit eigener Domain wirkt seriöser als ein Freemail-Konto und bleibt, wenn Sie den Anbieter wechseln.
3. Passwortmanager und Zwei-Faktor
Jedes Konto bekommt ein eigenes Passwort aus dem Passwortmanager. Wo es geht, schalten Sie die Anmeldung in zwei Schritten ein.
Ein einziges wiederverwendetes Passwort öffnet im Ernstfall alle Konten.
4. Getrennte Zugänge
Jede Person nutzt eigene Zugänge. So lässt sich nachvollziehen, wer was getan hat, und ein Zugang ist schnell gesperrt.
5. Eine feste Ordnerstruktur
- Wenige Hauptordner, zum Beispiel Belege, Verträge, Kunden, Personal
- Belege nach Jahr und Monat
- Dateinamen mit Datum vorne, damit sie sich sortieren
6. Datensicherung, die Sie geprüft haben
Bewährt hat sich die Regel 3-2-1: drei Kopien, auf zwei Arten von Speicher, eine davon außer Haus. Eine Sicherung zählt erst, wenn Sie einmal etwas daraus wiederhergestellt haben.
7. Geräte aktuell halten
Automatische Updates für Betriebssystem und Browser, Bildschirmsperre und verschlüsselte Festplatten. Das kostet wenig und schließt die häufigsten Lücken.
Der Basisplan im Digitalen Arbeitsplatz führt Sie durch diese Schritte und hält fest, was erledigt ist.